Wie oft passiert es dir trotz To-Do Listen dennoch Dinge zu vergessen? Dabei sollen dich diese davon abhalten. Übliche Listen verfehlen dieses Ziel jedoch und was ist, wenn die Zeit knapp wird? Die gute Nachricht zuerst: Jeder Tag besteht aus 24 Stunden. Das ist eine konstante Größe und dein Ausgangspunkt Für diese Größe bist du der Manager, du bist der Aktivator. In diesem Artikel lernst du Zeitmanagement Methoden, die dir helfen mehr aus diesen herauszuholen als du für möglich hältst und du dadurch innere Kraft und Leichtigkeit gewinnst.

Zeitmanagement-Methoden
Profi Zeitmanagement Methoden statt To-Do Listen

Tagesplan, Aufgabenliste und Zeitdruck – Gegen- oder Mitspieler?

Dein Limit sind also täglich vorhersehbare 24 Stunden. Nachdem einige Grundsätze geklärt sind, wirst du Tools an die Hand bekommen, mit denen du dein Zeitangebot (24 Stunden) und deine Zeitnachfrage (deine Arbeit und Vorsätze) zusammenbringst.
Du bist der Manager deiner Zeit – nicht die Zeit für dich!
Sicherlich gehörst du zu denjenigen, die etwas erreichen bzw. sich den Alltag erleichtern möchten. Sonst würdest du Artikel wie diese nicht lesen. Sehr wahrscheinlich schreibst du also Aufgaben und Erledigungen bereits auf To-Do Listen oder Zettel, welche dir helfen sollen, nichts zu vergessen.
Das ist schon mal sehr gut!
OnlVielen geht es dabei so:
  • dass eine Liste zuhause liegt
  • eine Liste steht im Outlookkalender auf der Arbeit
  • weitere Listen sind in privaten Handys oder Kalendern zu finden

Dabei kannst du gar nicht den Überblick behalten.

Aus den anderen Artikeln hast du schon mitbekommen, dass oft kompliziert erscheinende Themen relativ leicht handzuhaben sind, sofern du die richtigen Techniken kennst.

Auch beim Thema Zeit- und Selbstmanagement geht es hauptsächlich um deine wichtigste Ressource:

Deine innere Kraft

Wenn dein Gehirn also permanent eine Vielzahl verschiedener Pläne und Aufgaben steuert und sich versucht diese zu merken, kannst du jedoch nicht mit gutem Fokus Projekte abarbeiten. Somit wird deine Zeit automatisch eng, da du für alles mehr Zeit in Anspruch nimmst.

Zeitmanagement Methoden in deinen Alltag implementieren

Zuerst gilt es ein System aufzusetzen, welches drei Dinge routiniert erledigt:

  • deinen Kopf freibekommt
  • deinen Fokus ausrichtet
  • jederzeit übersichtlich zur Verfügung steht

ohne permanente Planung zu erfordern.

Es ist also zunächst etwas Arbeit nötig, aber am Ende fühlt es sich unglaublich befreiend an und du wirst viel mehr Energie für deine Ziele und deinen Alltag haben.

Gute Zeitmanagement Methoden kosten nämlich anfangs Zeit, danach jedoch nur geringe Pflege, statt regelmäßiger Listen-Tollwut.

Schritt 1: Lege dir eine sogenannte Trigger,- oder Auslöserliste an

Dein Ziel wird es in einer ersten großen Sammlung von  Arbeitszeit, Aufgaben, Erledigungen und Vorsätzen sein, alles aufzuschreiben, was irgendwann ansteht beziehungsweise was in deinem Leben schon ein festes Zeitfenster hat. Diese Auslöserliste  ist eine Standardliste oder Grundlagenliste sie hilft dir nichts zu vergessen und du verschaffst dir einen Überblick.

Schreibe, wenn möglich, die  Zeit die zu dafür aufbringen wirst dazu, dann kannst du dir gleich ausrechnen wie viele Stunden dir noch für andere Bereiche bleiben. Analysiere die schon verwendeten Stunden realistisch und wie wichtig diese Aufgaben für dich sind.

Sie enthält alle möglichen Themen wie Familie, Berufliches, Sport, Haushalt und vieles mehr auch Bereiche die immer wiederkehren wie Partys planen, Fortbildungen, Urlaub, Arbeiten im Garten etc. Zu jedem dieser Themen schreibst du alles auf, was dir einfällt. Erstelle am besten eine übersichtliche Tabelle mit den entsprechenden Unterpunkten.

Ein Beispiel:

 Berg-Urlaub ins Ausland:

  • gültige Pässe
  • Funktionskleidung
  • Geldkarte
  • Wanderschuhe
  • Wanderrucksack
  • Nachbar organisieren für die Blumen
  • Sonnencreme
  • Übernachtung organisieren (Hotel, Zelt etc.)
  • Routenplaner
  • Bergführer

usw.

Wenn das Ereignis dann ansteht, schaust du diese Liste durch und du hast schon viele Punkte die du dir nicht mehr neu erarbeiten musst.

Sei es der Wunsch, irgendwann deine Cousine zu besuchen oder auch die Druckerpatronen zu wechseln. Diese Dinge gehören genauso auf die Liste wie deine aktuellen, großen Projekte.

Auslösersliste zu den Zeitmanagement Methoden

Wenn diese Liste fertig ist, braucht dein Kopf sich nicht mehr damit befassen, alles beisammen zu halten und du wirst merken, wie eine Last weniger auf dir liegt.

Insgesamt brauchst du drei Listen, wobei du den größten Arbeitsaufwand bereits hinter dir hast.

Schritt 2:  Ist deine sogenannte Monatsliste.

Hierauf nimmst du alles auf, was deiner Meinung nach innerhalb des nächsten Monats abgearbeitet werden sollte. Bist du der Meinung, dein Drucker hält noch 3-4 Wochen ohne neue Patrone aus? Dann sollte diesen Monat etwas geschehen und diese Aufgabe gehört auf deine Monatsliste. Überprüfe deine Standardliste Punkt für Punktund überlege, ob du diesen Teil innerhalb der nächsten 30 Tage erledigen musst.

Wenn du dir unsicher bist, ist es nicht wichtig genug für die monatliche Selbstorganisation.

Diesen Schritt musst du nur einmal monatlich durchführen.

Schritt 3: Ist dein Wochenplaner

Ähnlich wie bei der Monatsliste schaust du nun auf diese und übernimmst Dinge in deinen Wochenplan, die in den nächsten 7 Tagen fällig werden. Wie du diesen Part zum wahren Gewinner unter den Zeitmanagement Methoden heranwachsen lässt, zeige ich dir im nächsten Absatz.

Prioritäten setzen

Einmal wöchentlich setzt du dich also an die Wochenplanung. Investiere hierbei ruhig 30-60 Minuten, damit du wirklich Klarheit gewinnst, was du diese Woche vorhast. Plane diesen Tag fest ein!

Regel Nummer eins beim Prioritäten setzen ist:

Zeitmanagement Methode: nicht unnötig Deadline festlegen

 

 

keine künstlichen Deadlines. Du überschätzt oft die Wichtigkeit vieler Dinge. Wenn es eine Frist gibt, nimm sie auf. Wenn es keine gibt, erfindest du auch keine im Sinne von “bis Montag muss das und das fertig sein”.

 

 

 

Brian Tracy ist einer der erfoglreichsten Coaches und Mentoren in Sachen Erfolg, Planung und Zeitmanagement Methoden. Von ihm stammt der Bestseller

Eat that Frog* Mit einem Klick auf das Buch bekommst du mehr Infos und Bewertungen:*

Eat that frog (GABAL Business)

welcher nach dem amerikanischen Sprichwort besagt:

Iss den hässlichsten und größten Frosch zuerst. Für deine Zeiteinteilung bedeutet es, kümmer dich um die schwerste und unangenehmste Aufgabe direkt am Morgen bzw. als Erstes.

Das hat die Vorteile, dass du einerseits danach nur noch leichtere Aufgaben vorfindest und andererseits noch am meisten Energie für diesen Brocken hast. Stell dir vor, du hast diese Sache erledigt. So schlecht kann der Tag gar nicht mehr werden, oder? Darüberhinaus hast du jetzt einen riesigen Motivationsschub, durch den du sicher noch mehr schaffst und dein Tag wird großartig.

Fangen wir also mit den Prioritäten für deine Wochenplanung an.

Tracy unterteilt seine Aufgaben in A, B, C, D und E Kategorien.

  • Dabei sind seine A’swirklich wichtige Meilensteine für den Tag. Wenn du Dienstag früh eine wichtige Kundenpräsentation halten musst, dann ist für Montag die Generalprobe definitiv eine A-Aufgabe. Eine A-Aufgabe ist also ein richtig großer, hässlicher Frosch und diese nicht zu erledigen versaut dir definitiv ernsthaft die Laune.
  • Die Kategorie B ist ebenfalls sehr wichtig. Hier kommt alles herein, was für dich wichtig zu erledigen ist am jeweiligen Tag, jedoch nicht ganz oben auf dem Tagesprogramm steht.
  • Mit A und Bwerden immerhin nur die wichtigsten Aufgaben markiert.
  • Die Kategorien C bis E werden Schritt für Schritt immer weniger wichtig und haben keine großen Konsequenzen für dich.
  • Du solltest darauf achten, dass du ungefähr 1-3 A-Aufgaben pro Tag hast, 3-4 B-Aufgaben sind ebenfalls in Ordnung. Je nach Größe und Komplexität der Punkte variiert die Anzahl natürlich auch.
  • Als letzter Punkt ist die Bedeutung von D und E noch genauer zu beachten: Dfür delegieren bedeutet, dass du diese Aufgaben nach Möglichkeit an jemand anderen abgibst. Sei es den Müll rausbringen oder Besorgungen machen, was die Kinder für etwas Taschengeld tun. Am Arbeitsplatz können natürlich ebenfalls Aufgaben delegiert werden, sofern es das Umfeld zulässt.
  • Noch weniger wichtig sind Aufgaben der Kategorie E für eliminieren. Auf lange Sicht solltest du diese Aufgaben streichen. Du kannst dich nicht allem widmen und wenn du zu dem Schluss gekommen bist, dass diese Aufgabe so unwichtig ist, dass sie ein E erhält, dann streiche sie.

So erhälst du mehr Zeit und kommst schneller voran, ohne an Burnout zu erkranken.

Wie sieht meine Aufgabenliste aus?

Zur Erklärung der Zeitmanagement Methoden gehört natürlich auch der Faktor Visualisierung.

Dein Wochenplaner wird um einiges leichter, wenn du ihn clever aufbaust. Eine Unterteilung eines Blattes ist dazu sehr hilfreich, damit du den Überblick behältst.

Kaufe entweder einen entsprechenden Planer, richte z. B. mit Hilfe von Google einen Planer ein auf den auch die ganze Familie Zugriff hat, dass erleichtert enorm, somit weiß jeder was ansteht und viele Dinge müssen dann gar nicht mehr besprochen werden.

Unterteile in folgende Abschnitte:

Schreibe in ein Kästchen aus der 4×4 Ziele Technik deine großen Projekte hinein. Die 4×4 Technik habe ich bereits im Artikel Motivation aufbauen beschrieben. Nutze diesen Teil deines Blattes, um diese Ziele hier täglich hineinzuschreiben und nenne die nächsten 1-2 Schritte die für jedes dieser Projekte nötig sind. Dadurch erhälst du einen stetigen Überblick über deine Top 4 (oder 3) und den Weg dorthin.

  1. Darunter schreibst du deine A, B und C-Aufgaben. Das ist dein Kästchen für deinen Fortschritt. Hier liest du, was du zu tun hast, um diesen Tag zu deinem perfekten Tag zu machen.
  2. Im  nächsten Kästchen stehen deine “Anrufe und Erledigungen”. Dort schreibst du Kontakte hinein, welche du anrufen musst, anschreiben möchtest oder Besorgungen, Kleinigkeiten und Ähnliches, was diesen Tag anfällt. Ebenso kommen hier deine D, und E-Aufgaben hinein. Da du diese Aufgaben delegieren und eliminieren möchtest, gilt es Ansprechpartner dafür zu finden. Nutze für dieses Feld eine der mächtigsten Zeitmanagement Methoden: Blockzeiten. Plane eine halbe Stunde oder eine Zeit die du vorher abschätzt ein, in der du all deine Anrufe tätigst und deine E-Mails beantwortest. Ebenso gehst du vor, um deine Aufgaben zu delegieren. Blockiere für ähnliche kleine Aufgaben eine halbe Stunde oder schätze ab  und arbeite diese alle nacheinander ab. So erleichterst du dich auf einen Schlag von vielen Aufgaben und außerdem bist du viel effizienter, als wenn du während großer Aufgaben ständig unterbrichst, um Leute anzurufen.
  3. Dann gibt es ein Kästchen nur für dich. Dieses nennst du “Entspannung”, worin du dir wenigstens 15-30 Minuten am Tag von dem gönnst, was für dich Hobby  bedeutet. Sei es eine Massage, Sport, einen Roman lesen oder die Sonnenliege auf dem Balkon. Zieh diesen Punkt ebenfalls durch und gönne dir diese Pause guten Gewissens.
  4. Abschließend gibt es das Kästchen Weiterbildung: Nimm dir täglich 15-30 Minuten ein Thema und ein konkretes Medium vor, worin du dich weiterbildest (ein Buch, ein Seminar oder einen Ted-Talk). Investiere hier in dich selbst und die ersten beiden Kästchen werden dir immer leichter von der Hand gehen.

Wenn du nur wenig umsetzt:

  • nimm dir den “größten Frosch” und Blockzeiten von den beschriebenen Zeitmanagement Methoden zu Herzen
  • Reflektiere am Abend und am Ende deiner geplanten 7 Tage Zeitangebot (24 Stunden) und Zeitnachfrage (deine Aufgaben, Anforderungen). Das Buch von August Höglinger* gibt Dir ebenfalls eine gute Hilfestellung: Informiere Dich mit einem Klick auf das Bild!

 

Zeit haben heißt NEIN sagen: Ein Arbeitsbuch zur Selbstorganisation

Stelle dir die folgenden Fragen:

  • Habe ich mein Pensum erreicht?
  • Welche Aufgabe wurden nicht erledigt und warum (ist etwas Unvorhergesehenes dazwischen gekommen oder habe ich aufgeschoben, zu lange mit dem Freund gequatscht, mich verzettelt oder die Zeit vertrödelt  😳 ))?
  • War meine abgeschätzte, geplante Zeit passend ( Je nach dem welche Bedingungen du hast ist es manchmal schwierig bestimmte Zeiten im Voraus zu planen deshalb plane dir unter Umständen genügend Pufferzeiten ein z. B. wenn du noch kleine Kinder hast, mit dem Auto unterwegs bist oder ein Arztbesuch ansteht und du die Wartezeiten nicht abschätzen kannst.
  • Wie sieht es mit meiner inneren Kraft aus?
  • Fühlst du dich ausgeglichen?
  • Bist du zufrieden?
  • Was kann ich noch verbessern?

Damit wirst du enorme Erfolge verbuchen und schnell auf das nächste Level gelangen.

Literaturempfehlung zum Artikel*:

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Ganz einfach Zeit haben: Wie Sie sich von allem Überflüssigen befreienZeit haben heißt NEIN sagen: Ein Arbeitsbuch zur Selbstorganisation

Eat that frog (GABAL Business)

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